Stad Gent neemt verschillende initiatieven om het erfgoed (in de breedste zin van het woord) van de stad en haar deelgemeenten in kaart te brengen. Er lopen projecten zoals de Collectie van de Gentenaar, er wordt informatie verzameld en gevisualiseerd via het STAM, enz. De stad doet hiervoor beroep op vele vrijwilligers die deze informatie (vaak met eigen historisch opzoekingswerk) of eigen archieven van vele jaren oud kosteloos ontsluiten naar de stad.

Onze stad beschikt ook over een bron van historische informatie, bijvoorbeeld in het Archief. Wanneer Gentenaars deze stukken willen raadplegen, botsen ze op de drempel van het retributiereglement. Het zijn vaak dezelfde vrijwilligers-Gentenaars die gecontacteerd worden door de stad om informatie aan te leveren, die ook geïnteresseerd zijn om wetenschappelijk historisch onderzoek te voeren - wat de stad daarna opnieuw nieuwe informatie kan opleveren.

Het retributiereglement zorgt in dergelijke situaties voor een hinderpaal, maar er zijn mogelijkheden om hiervan af te wijken. Artikel 4 van het reglement laat daarvoor de ruimte: “Het college van burgemeester en schepenen wordt gemachtigd om in uitzonderingsgevallen afwijkingen van tarieven en vrijstellingen te voorzien. Deze gemotiveerde afwijkingen moeten jaarlijks door de gemeenteraad worden bekrachtigd”. Gezien het over een kleine groep vrijwilligers gaat, lijkt het aanwenden van artikel 4 voor opzoekingen zoals omschreven een oplossing.

Fractievoorzitter Stijn De Roo stelde hierover volgende vraag aan de bevoegd schepen:

Kan er een vrijstelling van het retributiereglement worden ingevoerd voor opzoekingswerk dat gebeurt door vrijwilligers op vraag van de Stad Gent?

Schepen Watteeuw antwoordde:

"In dit voorbeeld kan de vrijwilliger op twee manieren van een vrijstelling genieten:

  • De vrijwilliger geeft zijn/haar vraag door aan de betreffende stadsdienst die dan op haar beurt de vraag doorgeeft aan Archief Gent. Op deze manier wordt deze zonder retributie afgehandeld zoals alle interne vragen van de stedelijke diensten en het OCMW.
  • De vrijwilliger laat een formulier (dat ter beschikking wordt gesteld door Archief Gent) invullen door de betrokken dienst waaruit blijkt dat deze opdracht vanuit een stadsdienst of OCMW werd gegeven. Hiervoor kan de uitzondering dan ingeroepen worden (vrijstelling van retributie voor opzoekingswerk door vrijwilligers op vraag van de stad Gent).

Bij de 2e mogelijkheid moet deze uitzondering eerst nog voorgelegd worden aan het college en goedgekeurd worden. Archief Gent zal dan ook een formulier moeten voorzien om deze toestemming te kunnen krijgen.

We moeten wel rekening houden dat dit enkel geldig zal zijn voor opdrachten vanuit stedelijke diensten en/of OCMW. Wij krijgen dergelijke vragen ook regelmatig van allerlei verenigingen, heemkundige kringen, onderwijsinstellingen, Rijksachieven… Voor deze instellingen is deze uitzondering niet van toepassing. Deze uitzondering is uiteraard enkel van toepassing op een vrijstelling van retributie en geeft geen recht tot opzoekingen in niet-openbare akten."