Stad Gent zet actief in op het gebruik van digitale agenda's

De medewerkers van onze stad konden in juni 2022 hun keuze doorgeven welk soort papieren agenda voor 2023 ze graag wilden bestellen.

Fractievoorzitter Stijn De Roo stelde hierover volgende vragen aan de bevoegd schepen:

1. Hoeveel papieren agenda’s worden er jaarlijks besteld door de verschillende diensten? Graag een overzicht per dienst voor de jaren 2018, 2019, 2020, 2021 en 2022.
2. Welke evolutie stelt de schepen vast in deze periode? Graag meer uitleg.
3. Wat is het beleid van de schepen naar de toekomst inzake het aanbieden van papieren agenda’s voor het personeel? Wil zij de personeelsleden actief blijven bevragen, met als standaard aanbod een papieren agenda? Is de schepen bereid om medewerkers te laten overschakelen naar een digitale agenda door het actieve aanbod te wijzigen of af te schaffen?
4. Wat is de strategie van de stad met betrekking tot het gebruik van een digitale agenda door het personeel en het inzetten van een gedeeld en digitaal agendabeheer? Wat is volgens de schepen de link met werkefficiëntie en samenwerking?
5. Wat is de totale kostprijs van de bestelling van papieren agenda’s? Graag een overzicht voor de jaren 2018, 2019, 2020, 2021 en 2022.

Schepen El-Bazioui antwoordde:

"We zetten als organisatie actief in op het gebruik van digitale agenda’s. De digitale agenda’s zijn een handig werkinstrument voor medewerkers maar ook voor teams, denk maar aan overleg, samenwerking, opvolging van afspraken, inplannen van focustijd, aangeven van beschikbaarheden, e.d.m.  We weten ook dat niet iedereen even digitaal vaardig is en niet iedereen mee kan. Ter ondersteuning en ter versterking van die collega’s bieden we vormingen aan en zetten digicoaches in. Op Mia delen we tips en tricks. We zien dit als een traject op langere termijn. Wie dat toch nog nodig zou hebben, kan op dit moment dus nog steeds een papieren agenda kopen.

Als we kijken naar de cijfers, kunnen we vaststellen dat deze aanpak loont. Het aantal bestellingen daalt verder en op dit moment bestelt  minder dan 10 % van onze collega’s nog een papieren agenda.

Bovendien blijkt uit een korte bevraging van onze HR partners dat in vele gevallen de papieren agenda’s in operationele teams als een gemeenschappelijk werkinstrument worden gebruikt ipv als individuele agenda. Het wordt gebruikt als notitieboek om opmerkingen en afspraken op te volgen. Bv in de STIBO’s waar kinderbegeleiders noteren dat een kindje vroeger zal worden opgehaald of geen dutjes meer moet doen. Dit is in die setting een efficiëntere manier van werken.

De verschillende departementen bekijken op maat van hun diensten welke actie ze kunnen ondernemen om het gebruik van de papierenagenda’s te beperken en/of overbodig te maken. Bij het departement Gezondheid en zorg hebben ze bv. ingezet op gebruiksvriendelijke programma’s die het mogelijk maakten om informatie bij te houden en te delen waardoor er nu via het departement geen agenda’s meer worden besteld.

Corona zorgde voor een versnelling in de digitalisering van onze organisatie. Zo werd de uitrol van Microsoft Office 365 versneld. Dit pakket met digitale tools maakte het mogelijk om vlot digitaal te kunnen samenwerken en informatie te delen bij het verplicht telewerken. Zoals u weet is telewerken een blijver. Wie telewerkbare taken heeft, zal dus structureel telewerken en daar hoort ook een intensief gebruik van Outlook en de digitale agenda bij. Hoewel de online tools grote voordelen maar ook beperkingen hebben, zijn ze onmisbaar geworden. Daarom zullen we des te meer inzetten op het verdere implementeren van deze digitale tools.

Zoals gevraagd, bezorgen we u een overzicht van de bestellingen voor de jaren 2018 t.e.m. 2022 op organisatieniveau met kostprijs en een overzicht van de bestellingen per departement voor het jaar 2021 aangezien 2022 nog niet is afgesloten en bestellingen nog kunnen worden geplaatst. Door de reorganisaties op organisatie-, departements- en dienstniveau is het niet mogelijk om uit onze registratiesystemen relevante rapporten te genereren die evoluties weergeven op een ander niveau dan op organisatieniveau.

Organisatiebreed

Jaar	Aantal exemplaren	Prijs (exclusief btw)
2018	824	€ 2.818,16
2019	682	€ 2.309,69
2020	682	€ 2.256,74
2021	470	€ 1.559,5
2022 (nog niet afgesloten)	245	€ 897,78

 Overzicht per departement – 2021

Departement	Aantal exemplaren
Bedrijfsvoering	33
Cultuur, Sport en Vrije Tijd	29
Gezondheid en Zorg	1
Facility Management	80
Onderwijs, opvoeding en jeugd	157
Welzijn en Samenleving	59
Stedelijke ontwikkeling	111
Human Ressources	-
Financiën	-
Publiekszaken en burgerzaken	-

Organisatiebreed zien we in het aantal bestellingen een daling van 43% over de periode van 2018 tot en met 2021 (van 824 ex naar 470 ex). Financieel betekent dit een daling van 45% (van €2.818,16 naar €1.559,50 exclusief btw)."