Stijn De Roo bevroeg minister-president Matthias Diependaele naar de resultaten van het proefproject met Microsoft 365 Copilot binnen de Vlaamse overheid. Dit experiment, gelanceerd door Digitaal Vlaanderen, moest nagaan hoe artificiële intelligentie administratieve processen kan ondersteunen en efficiënter maken.
Bijna twintig entiteiten en meer dan driehonderd medewerkers namen deel aan de test. Welke lessen trok de Vlaamse overheid uit deze test? En wat betekent dit voor de toekomstige inzet van AI binnen de administratie? Minister-president Diependaele lichtte toe dat de eerste resultaten veelbelovend zijn. Tegelijk werd duidelijk dat AI-tools niet voor elke gebruiker even geschikt zijn en dat opleiding en begeleiding cruciaal blijven.
In mei 2024 lanceerde Digitaal Vlaanderen een proefproject rond het gebruik van Copilot, de AI-gebaseerde assistent van Microsoft 365. Het experiment, waarin bijna twintig entiteiten van de Vlaamse overheid en meer dan driehonderd deelnemers met uiteenlopende functies zijn betrokken, had tot doel te onderzoeken hoe artificiële intelligentie de efficiëntie van de overheidswerking kan bevorderen. De test liep tot eind juni 2024 en werd uitgevoerd in samenwerking met partners zoals Microsoft, KPMG en Cegeka.
Het project focuste niet alleen op individuele ondersteuning, zoals tijdsbesparing bij routinetaken, maar ook op bredere procesverbeteringen bij de overheid. Het AI Expertisecentrum van Digitaal Vlaanderen speelde daarbij een coördinerende rol. De testcases omvatten toepassingen in digitale veiligheid, documentbeheer, hr en meer, en zouden kunnen dienen als model voor een mogelijke bredere implementatie.
-
Vraag Stijn De Roo: Welke concrete resultaten en inzichten leverde het proefproject met Copilot op?
Antwoord minister-president Diependaele: AI wordt een nuttige tool in de huidige werkomgeving, en Microsoft 365 Copilot biedt een toegankelijke manier om hiermee te beginnen en deze vaardigheid bij medewerkers aan te leren. Hierbij is het essentieel om de juiste vaardigheden in het gebruik van AI-tools zoals Copilot te ontwikkelen en voldoende tijd te voorzien voor de medewerkers om zich deze nieuwe manier van werken eigen te maken. Tijdens het proefproject opgezet door het AI Expertisecentrum werd hier optimaal op ingezet door middel van gerichte training, inspiratiesessies, one-on-one coaching en het opzetten van een actieve online community. Deze ondersteuning werd heel positief ontvangen en gezien als een waardevolle bron van inspiratie en gezamenlijke vaardigheidsontwikkeling.
In het proefproject bekeken we specifiek de werking en business case rond M365 Copilot. Hoewel de verwachtingen aanvankelijk hoog lagen, wat soms leidde tot een dip in tevredenheid, gaf na 12 weken testen toch 64% van de gebruikers aan Copilot te willen blijven gebruiken (een stijging van 20% ten opzichte van het begin van de vierweekse testperiode), en zou 57% van de gebruikers het product aanbevelen aan een collega. Deze eerste test van Copilot toonde eveneens aan dat het product voortdurend verbetert en nog volop in ontwikkeling is. Outlook, Teams en Word werden geïdentificeerd als de onderdelen van Microsoft 365 waarin Copilot het bruikbaarst is.
Positieve resultaten werd voornamelijk gehaald bij kleinere, duidelijk omlijnde taken zoals het beheren van e-mailkettingen, het samenvatten van documenten, het vinden van informatie over een bepaald onderwerp, en het verbeteren van de helderheid en de toon in communicatie of vergadertranscripties. Copilot levert vooral voordelen op bij creatieve en dagelijkse taken, minder bij complexe taken die een hoge graad van nauwkeurigheid vereisen. Administratieve en ondersteunende medewerkers profiteren daarom momenteel het meest van Copilot.
-
Vraag Stijn De Roo: Hoe ervaren de testgebruikers de werking van de AI-toepassing en wat zijn de belangrijkste voordelen of uitdagingen die zij hebben ondervonden tijdens de pilootfase? Graag meer uitleg.
Antwoord minister-president Diependaele:Het gebruik van Copilot werd in de meest gebruikte Microsoft toepassingen (Word, Outlook en Teams) als (zeer) makkelijk ervaren. In PowerPoint, OneNote en Excel lag de tevredenheid en bruikbaarheid lager. De gebruikers bleken wel hoge verwachtingen te hebben die niet altijd ingelost konden worden.
De belangrijkste voordelen van het gebruik van Copilot zijn te vinden bij duidelijke en afgebakende opdrachten en als creatieve sparringpartner. 41% van de respondenten geeft aan productiever te zijn, terwijl 58% meldt dat zij hun taken eenvoudiger kunnen uitvoeren en creatiever zijn in hun werk. Specifieke populaire taken zijn hierbij:
- De helderheid en toon van e-mails verbeteren;
- Informatie vinden over een specifiek onderwerp;
- De inhoud van 1 of meerdere documenten analyseren;
- Een MS Teams-chat of Teams-meetingstranscriptie doornemen en hieruit de hoogtepunten/actiepunten opsommen;
- Een e-mail maken aan de hand van een bestand.
De uitdagingen die werden geïdentificeerd zijn onder andere de leercurve, de behoefte aan opleiding en inspiratie, en het feit dat iedereen op zijn eigen tempo werkt. Bovendien is Copilot niet voor alle gebruikersprofielen even interessant. Er zijn ook enkele technische randvoorwaarden die correct moeten worden ingesteld. Verder constateren wij dat de verwachtingen, vooral wat betreft processen en automatisering, vaak te hoog waren, wat resulteerde in een lager gevoel van tevredenheid.
-
Vraag Stijn De Roo: Welke vervolgstappen worden ondernomen? Is een bredere implementatie van Copilot of andere AI-toepassingen bij de Vlaamse overheid aan de orde? Zo ja, wat zijn de te ondernemen stappen en wat is de timing? Zo niet, waarom niet?
Antwoord minister-president Diependaele: Een bredere implementatie van Copilot binnen de Vlaamse overheid wordt momenteel overwogen vanuit de centrale werkplekdiensten. Vanuit het AI Expertisecentrum geven we wel aanbevelingen zoals die beschreven staan in het Copilot adviesrapport (zie bijlage). Copilot blijkt immers nuttig te zijn voor diverse gebruikersprofielen en entiteiten. Er zijn dan ook een aantal entiteiten die hebben besloten hun Copilot licenties op te schalen naar een volgende fase, d.w.z. uit te rollen naar meer gebruikers. Vanuit het AI Expertisecentrum coördineren we hiertoe met de projectcoördinatoren van deze entiteiten om hen te ondersteunen bij deze opschaling. Daarnaast wordt er vanuit het Expertisecentrum voldoende begeleiding en ondersteuning voorzien om op een verantwoorde manier te experimenteren en te werken met dergelijke AI-tools.
-
Vraag Stijn De Roo: Welke voorzorgsmaatregelen en/of waarborgen werden genomen tijdens de testperiode op het vlak van de bescherming van persoonsgegevens en gevoelige data?
Antwoord minister-president Diependaele: Tegelijk met het proefproject werd een gegevensbeschermingsanalyse opgestart. Tijdens deze analyse werd bevestigd dat Copilot alleen toegang heeft tot de documenten waartoe medewerkers ook binnen hun werkomgeving toegang hebben. Dit onderstreept het belang van een goede datahygiëne bij het gebruik van deze tool. Zowel persoonlijke datahygiëne als het respecteren van het informatieclassificatieraamwerk van de Vlaamse overheid zijn essentieel om accidentele datalekken te voorkomen.
-
Vraag Stijn De Roo: Werden die maatregelen geëvalueerd? Zo ja, wat waren de resultaten? Zo niet, wat is de timing voor de evaluatie?
Antwoord minister-president Diependaele: Digitaal Vlaanderen werkt deze gegevensbeschermingsanalyse momenteel verder uit. Vanwege de nauwe integratie van Copilot met andere M365-applicaties en -documentatie is hierbij een gelaagde aanpak noodzakelijk. Er dient een beoordeling te gebeuren van de verschillende technische platformen die Copilot onderbouwen (SharePoint, Exchange/Outlook, Teams en de onderliggende hosting). Daarbij wordt specifiek gekeken naar de impact van het werken met gevoelige informatie, hoe die informatie behandeld wordt, wie hier inzage in heeft en waar welke informatie staat. Deze gegevensbeschermingsanalyse werd begeleid door de functionaris voor gegevensbescherming (Data Protection Officer – DPO) van Digitaal Vlaanderen. Deze algemene gegevensbeschermingsanalyse laat toe aan elke entiteit om desgevallend binnen hun specifieke context een eigen gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) uit te voeren zonder opnieuw alle technische platformen te moeten hervalideren. De publicatie van de resultaten van de gegevensbeschermingsanalyse is voorzien voor maart 2025.
-
Vraag Stijn De Roo: Welke voorzorgsmaatregelen en/of waarborgen worden geschrapt/toegevoegd/behouden voor een eventuele toekomstige implementatie van AI-tools? Graag meer uitleg.
Antwoord minister-president Diependaele: Uit het proefproject hebben we geleerd dat opleiding een zeer belangrijk aspect is bij de integratie van een AI-tool. Elke gebruiker dient niet alleen getraind te worden in het gebruik van de tool, maar ook geïnformeerd te worden over de risico’s en werking van de tool, zoals trouwens ook verplicht is volgens de EU AI ACT.
Vlaamse overheidsorganisaties die vandaag al willen beginnen met AI, kunnen rekenen op ondersteuning door het AI Expertisecentrum van Digitaal Vlaanderen. Hierbij kan gebruikgemaakt worden van hulpmiddelen die nu reeds beschikbaar zijn, zoals de richtlijnen voor het gebruik van generatieve AI binnen de Vlaamse overheid, of het principes-document dat de basis vormt voor de Vlaamse AI-strategie. Daarnaast zal elke organisatie onder de EU AI ACT verplicht worden een zelfevaluatie uit te voeren met betrekking tot de risicoklasse van de AI-tools die geïmplementeerd zouden kunnen worden binnen de organisatie. Het AI Expertisecentrum werkt momenteel samen met UNESCO om een dergelijke zelfevaluatie tool in de eerste helft van 2025 beschikbaar te maken voor de Vlaamse overheid.
